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让你的脑子多根弦,真就那么难吗?

时间:2017-05-13  来源:未知  作者:linuxsir

2017年2月9日

你是否听过“使用者友好”这样踊跃的词汇?如果你听过,真是太好了,相信你是个幸福的人。如果你没有听过,真是有福了,这篇文章就是告诉你什么是真正的“使用者友好”。老吕今天倾情分享。

在工作中,你是不是听到过这样或者那样的抱怨,某某某的发出的邮件“惨不忍睹”,简直不忍直视。明明说一件事情的邮件,来来回回、反反复复发了好几次,还抄送一堆人,内容就是写不明确到底要什么,真让人伤脑筋。

在工作中,你是不是听到有人埋怨,某某某发的邮件让你“惨不忍睹”,简直不忍直视。明明说一件事情的邮件,来来回回、反反复复发了好几次,还抄送一堆人,内容就是写不清楚到底要干什么,真让人伤头脑。

 

作为收到这样邮件,还要阅读这样邮件的人,你可能饱受其害,不仅要破费时间一遍一遍地阅读该邮件;还要消费时间进一步去和他(她)沟通和确认邮件的内容,甚至有立马见到自己,并直接给他(她)培训的激动。

这样的小伙伴真是让人操碎了心,这些年来老吕的头发就是这样斑白的,却还乐此不彼地致力于拯救更多的小伙伴。

01

有两个才能相同,成绩很好,阅历也都差不多的学生,一位叫田宜龙,一位叫王裕源。有位知名教授今年只招收一名博士生,田宜龙和王裕源都想争取这个名额,于是他们分离写了差不多的简历,邮寄给教授。不太一样的是,田宜龙把简历写好,装进信封、写好地址、贴上邮票就寄出去了;而王裕源同窗则多了一个心眼,他在装简历的信封里,放了一个写着本人名字、地址、邮编并贴好邮票的空信封。

成果大家可能都猜到了——王裕源被教学录取了。仅仅因为王裕源多用心做了一点点事件,收到的结果却是大不相同。天天忙于治学的教授,收到这样贴心的信件,怎么会不喜欢招收这样的弟子呢。

我们经常说,不见得谁的能力比谁强多少,可是就在这些点滴的小事情上见分晓。

02

你是否问过自己这样的问题?你会给别人发手机号码吗?假如有人问你这样的问题,你一定以为他(她)是在骂你。今天看过这篇文章之后,你可以测试一下身边的朋友和同事,他们会给别人发手机号码吗?

我来讲述一个亲自经历的案例。有一天,我让我的一位同事A把另一位同事B的手机号码发送给我一下,结果A把手机截屏直接发给了我,这样就不能直接拨打B的电话号码,于是我不得不一个数字一个数字地把B的电话号码输入手机,然后再给B打电话。

如果A同事直接把B同事的电话号码,用微信或者短信的方式发送给我,我就可以直接给B同事打电话。固然我们都花了时间,效果却有很大的不同,其实,这样也节俭了我的时间。

无独占偶,我的一位同事C收到过这样一位学员发来的微信。这位学员写到:

【老师好,为了便于日后向您请教问题时,您能记住我的根本情况,更有针对性地进行指导,请允许我先做简略介绍如下:

我是某培训机构校长,学校属于美术培训类,目前处于初创期,我们有两个合伙人(均外行),两家校区,共计XXX平方米。从2015年11月,我们接手到现在整一年时间,目前学校有XX名员工,共招收XXX学员,第一年收入X万元,未过生死线,现状是还要啥没啥,百废待兴。

为了您能记住,倡议您复制以上内容点击我的微信头像,找到并点击“设置备注和标签”,点击中下方“描述”,粘贴。

本次课程收成极大,感恩老师!我会必去当梳理执行(我回去必当梳理执行),再做汇报和讨教!晚安!】

收到这样严谨贴心的短信,当时我的同事C就认为不辅助这位校长已然不对,他这样细致地关注别人阅读的效果和注意换位思考,我们怎么能不愿意赞助这样的人不断先进呢。

03

在工作中,我们会收到大量的邮件,也会发出大量的邮件。无论是职场熟手,还是职场菜鸟,要想把邮件写好,还是都需要花费一番心思。

一次,我收到一位同事的邮件,他的邮件没有题目,没有正文,只有附件,还抄送了N个人。我们都知道,对于使用手机的人来说,邮件的附件打开比较不方便。如果这是一封紧迫的邮件,因为当事人在外面办事,没有时间坐在电脑前翻开,他的事情有可能就被延误了。

 

传说中正确的邮件内容长这样

那么邮件正文怎么写呢?这里给大家提供一些关键点,具体内容如下:

1. 正文。首先要注意遵守金字塔原理,先说中心思维,再详细论述细节。

2. 字体。一行内容不要超过15个字,字体用微软雅黑,颜色用黑色,强调的关键词用红色,但是红色不要用太多。

3. 字号。提议字号用小四(20号)。

4. 禁忌。别人的名字不要用红色。

5. 内容。多条内容用编号排列,显得有条理,别人读的时候效率也高。

6. 内容。一封邮件写的内容不要太多,内容多了,就需要开会了。

总之,要把邮件当成网页去设计,依据读者的休会去斟酌文案和排版。

另外,邮件附件怎么加呢?这里也有一些供参考的要害点:

1. 附件少,最好不打包,能在一级页面看的东西不放到二级页面。

2. 附件多,必需打包,一定要在邮件正文里做一下附件阐明:“附件中是XXX,请查收”,写清晰每个附件的内容,便利收件人查看:压缩包包含:

? 附件1:XXXX文档,是对XXX的说明

? 附件2:XXXX文档,是对XXX的解释

? 附件3:XXXX文档,是对XXX的说明

还有,特殊提示慎用“!”、“?”

1. 请问昨天说的邮件发了吗

读者感触——正常询问,疑问句,即便没有问号,也能看出来是在发问,情感很镇静。

2. 请问昨天说的邮件发了吗?

读者感想——联合上下文语境,好像有点反问的意思了哦。

3. 请问昨天说的邮件发了吗??

读者感受——你急个毛啊!

4. 请问昨天说的邮件发了吗!

读者感受——你是想说“老子耐心有限吗”?老子时间还有限呢!

5. 请问昨天说的邮件发了吗?!

读者感受——你是想说“你TM发仍是不发”吗?老子还就不发了!

6. 请问昨天说的邮件发了吗???????!!!!!!!

读者感受——这个XX!!!!!!

再次强调慎用“!”、“?”

?一个问号还好;

??两个问号,就显得非常着急,阅读者感受已经开始抵触了;

?!问号+叹号,有骂人的感到了;

!叹号,让人感觉你在质疑,你在不耐烦,对方更加反感;

?????!!!!!一连串符号,几乎就没素质。

04

我们时常会看到或收到不同品类的宣传单页,有的信息重点突出,让我们很容易记住;有的信息让我们一看就头疼不已,满眼都是字,不知所云。其实,信息不怕复杂,就怕没有重点,所以可以把复杂的东西简单化是做事较高的境界,同样这个道理也实用于信息浮现。

下面这个图表关于优惠的信息过于繁杂,文字列举难以分辨。

 

实在这些信息是能够经过提炼和处置的,整理后的效果如下,一是优化文字数目;二是优惠价钱清楚;三是便于优惠比较;四是突出重要信息;五是增进报班。

家长一看到这样的信息,一目了然,很容易促进报名。 

都是同样的信息,只是呈现的方式不一样,终极收到的效果也会大不相同。我们是不是应该站在阅读者的角度,去设计宣传单页以及宣传海报,这样才会收到预期的效果。

05

谈到OA,应用过的人都对它不胜其烦;但是在规模较大的公司里面,我们每天都会见对各种OA申请。貌似减少了直接审核申请单的环节,进步了无纸化办公的效率;但是如果操作不当,或者不走心去填写,还会起到适得其反的效果。

如果OA审批标题填写不清晰,只能通过流水号搜寻内容,较为麻烦。

例如OA里面的印章申请,从形式上看,所有印章申请的名称都是统一的“印章使用申请流程”,如果内容不填写完整,提交的申请单只有流水号不同,工作名称/文号基本分不清楚。通常过来催办或申请用印的人,许多时候并不记得自己所提交申请单的流水号,也无法按照流水号检索,只能实施笨办法,把每条申请单一个一个打开查看,或者让申请者回去查看申请单的流水号,这样来来回回比较挥霍时间。

员工提交OA用印申请单,工作名称/文号有详细的姓名、所属部门、盖章文件名称等,申请者过来催办或盖章时,大体描写一下用印内容就很轻易找到,核验领导是否已经审批,加快用印办理。这样既方便申请者,又方便印章保存者。 

06

工作邮件已经依照标准化写了,有主题,有内容,有收件人,有抄送人;可是我们决不能疏忽主要内容,一定要注意内容,内容才是一切的中心,否则就失去了写一封邮件的意义。要写好内容,也是说起来容易,做起来难。

这个案例就产生在我们公司,分公司工作服申请的邮件内容如下:

【分公司自5月份开始入职的伙伴都没有申请工作服,之前因为中考活动,做了一批暂时工作服,本钱低质量较差,6-7月份的地推运动让伙伴们重复衣着,每次活动后统一收集在洗衣机洗了几回后报废不少,加上分公司8月开端百日斩活动,有大批的地推工作,为了展示跟谁学人的精力风貌,现特想公司申请工作服,详细数据如下表展示,还请审批,非常感激。】

 

看到这样的申请邮件,我表现很无语。整个邮件内容让我批示,可是我根本找不到需要的数据。

于是我很耐心地回复了这个小伙伴,详细内容如下:

【你只需要告诉总公司同学,这次分别需要申请每个尺码的衣服各多少件就行(但是这个你没有供给),不需要告知总公司每个人需要什么尺码。】

然后这个小伙伴就很用心地回复了我的邮件,内容清晰明了,一目了然。 

07

治理分公司会波及到方方面面的业务,在工作期间,我还收到过他们写的洋洋洒洒的地铁拉手广告申请,

【最近一家地铁传媒公司找我们,说9月他们的淡季,广告费用比较低,1折左右,目前的报价是1万元/月/列车(另外制作费是3000/列车),再免费赠送1周,广告形式是地铁拉手上广告,我们估算了一下,如果一列地铁均匀载1000人左右,一列车每天跑8趟,我们做10列车,影响的人次有1000*8*10*36=288万人次,可能有些人不会关注,最终可能影响的人次是几十万左右,这个费用我们地推发单页的成本稍低,目前地推单页成本在0.5元/人次左右,所以希望申请通过。】 

看到这样的邮件,我的心也是哇凉哇凉的,然后很真诚地回复了这个小伙伴。

【你盘算做几列车,

每列车有多少车厢,

每节车厢有多少个拉手,

咱们是不是能笼罩每节车厢的所有拉手,总价格多少?

还有你打算做的广告画面什么样,一起发来吧。】

按照我回复的内容,这位小伙伴做了详细的答复。这样我能按照他提供的数据进行测算和判定,进而给予批示。 

08

常识是工作中遇到的一个问题,尤其是涉及数据统计方面的内容。这不是写满表格就可以解决的问题,重要的问题是要把关键性的内容写明白。

一位分公司的小搭档给我发来了他完成的《全国巡讲收支情形统计表》,我一看格局制作的确切还好,但是还缺乏重点内容。 

于是我回答了他的邮件,让他持续完善一下表格内容。这样来往返回邮件了几次,这名小伙伴终于才把表格完善到位。

 

涉及到收支情况,他应该明白主要的核心内容,除了收入、成本以外,还有其余重要的内容没有参加进来。他给我发了几次完成的内容,最后形成了修改N版后的内容,里面增加了总计和利润差额两项重要内容。经过这样的修改,形成了最终版本的《全国巡讲收支情况统计表》。

经过对照第1版和第N版的内容,不难发现这个表格不是单纯的表格制作,它包括了专业的知识和关键参考系数。

?

09

都说语言就是气力,文字是有形的语言,只有驾驭文字能力比较强的人,才干在职场上顺利得到提升。我们自己在阅读文章的时候,非常不喜欢看到错别字。偶尔看到一篇有错别字的文章,就似乎吃了苍蝇一样让人感到恶心。

在学校的时候,我们不能写错别字,因为考试要考,别的科目可以学不好,自己的母语总得要学好。进入社会以后,就是考验个人文字功底的时候了,没有人再给我们设立一个独立的考场加入语文考试,可是这样无形的考试却在无时无刻不在进行着。在面试职员的时候,我们会吸收大量的面试简历,这样考验个人中文水平的时候就到了。

 

【心爱的许老师,我是前市场部,目前在任中学运营高等专员,负责市场运营和拓展工作有将近7年的时间了。

看到陈老师率领的跟谁学团队获得日星月异的变化,首创了互联网+教导的淘宝式平台化运作的胜利案例,是我们从事教育培训行业里各位盼望成功的学生必须学习的榜样和模范。作为的老兵我此刻也是怀着异常激昂和忐忑的心情写信,希望能为跟谁学做一点点事情,希望能与跟谁学一起打天下共成长。】

作为招聘人,如果你收到这样的应聘邮件作何感触呢?首先,可以看到应聘人写给收件人的名字叫徐科,而这位应聘人在邮件正文写称谓的时候用的姓是“许”。人家明明姓“徐”,可是应聘人却写成了“许”,硬生生把收件人给改了“姓”。其次,在邮件正文的第五行,可以发现应聘人写了一个成语“日星月异”,这明明就是自创词汇,他想写的是“日新月异”,可是却变成了“日星月异”。作为招聘负责人,如果看到这封邮件,我们还敢录用这样的员工吗?我们还能信任他能把工作做好吗?我们还能相信他能与公司共成长吗?

无论信封邮寄,手机号码的发送,邮件内容,信息出现,OA申请,工作服申请,地铁拉手广告申请,收支情况统计以及文字的专业性,都体现了个人工作的专业化程度。

做事情一定要带着脑子,并且还要头脑多根弦。在工作还是生活中,我们时刻都要记住“使用者友好”这个美妙的概念,每天都要问自己,今天我启用“使用者友好”了吗?对别人使用者友好,其实真的不是一件难事。

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